Datenschutzhinweise von EBAWE Anlagentechnik GmbH
für das interne Hinweisgebersystem
Einleitung
Für uns ist es sehr wichtig, dass mit personenbezogenen Daten sorgfältig und rechtskonform umgegangen wird. Dies gilt insbesondere für Daten, die im Rahmen des internen Meldesystems der EBAWE Anlagentechnik GmbH (im Folgenden „EBAWE“) erhoben und genutzt werden. Die folgenden Informationen erläutern Ihnen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Hinweisen des internen Meldesystems umgehen.
Der Begriff personenbezogene Daten meint alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Personenbezogene Daten sind beispielsweise der Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
1. Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
Für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die folgende Stelle verantwortlich:
EBAWE Anlagentechnik GmbH
Dübener Landstraße 58, D-04838 Eilenburg
Tel. 03423 / 665 0
info@ebawe.de
Mit der Entgegennahme der Meldungen aus dem Hinweisgebersystem hat EBAWE die Rechtsanwälte Dr. Detlev Heinsius und Markus Gerhardt von der Kanzlei RSM Ebner Stolz als Ombudspersonen beauftragt. Sie können diese unter den nachfolgenden Kontaktdaten kontaktieren:
RSM Ebner Stolz
Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Ludwig-Erhard-Straße 1, 20459 Hamburg
Tel.: 040 / 37097-0
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle
Den Datenschutzbeauftragten von EBAWE können Sie bei Fragen zum Datenschutz unter den nachfolgenden Kontaktdaten kontaktieren:
EBAWE Anlagentechnik GmbH
z.H. der Datenschutzbeauftragte
Dübener Landstraße 58
04838 Eilenburg
E-Mail: dataprivacy@ebawe.de
3. Arten und Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
EBAWE verarbeitet im Rahmen der Eingabe und Bearbeitung von Meldungen im internen Meldesystem unter anderem folgende Arten personenbezogener Daten:
- Informationen zur persönlichen Identifizierung der hinweisgebenden Person, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (wenn nicht eine - ebenfalls mögliche - anonyme Meldung erfolgt);
- Beschäftigteneigenschaft bei EBAWE;
- Informationen zu betroffenen Personen, d.h. natürlichen Personen, die in einer Meldung als eine Person bezeichnet wird, die einen Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist. Solche Informationen sind zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation dieser Person ermöglichen;
- Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben.
EBAWE verarbeitet die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Untersuchung der Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken und/oder Folgemaßnahmen vorzunehmen. Dies können beispielsweise Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß sein, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens.
- Automatisch gespeicherte Daten (Logfiles)
Personenbezogene Nutzungsdaten des internen Meldesystems werden dort nicht gespeichert. In der Protokolldatei des internen Meldesystems wird lediglich ein Zeitstempel, der HTTP-Anfragetyp und die aufgerufene Adresse/der aufgerufene Endpunkt gespeichert - dies geschieht zum Zwecke einer möglichen Fehleranalyse. Weitere Daten (wie beispielsweise die IP-Adresse, Daten des Clients etc.) werden zwar verarbeitet, aber nicht gespeichert. Ein Betrieb des internen Meldesystems ohne die vorstehend genannten
(Mindest-)Daten wäre nicht möglich.
4. Rechtsgrundlagen
Informationen zur persönlichen Identifizierung der hinweisgebenden Person verarbeiten wir nur, wenn uns die hinweisgebende Person dazu ihre Einwilligung gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. aDSGVO gegeben und nicht den Weg der anonymen Meldung gewählt hat. Nach jener Vorschrift ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.
Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach konkret zu prüfendem Einzelfall – in der Bearbeitung von Meldungen, um Folgemaßnahmen durchführen zu können, beispielsweise zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens. Ob Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem mit Blick auf den Verstoß – geprüft.
Wir verarbeiten gegebenenfalls personenbezogene Daten von EBAWE-Beschäftigten auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten i.S.d. § 26 Abs. 8 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt; und insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.
5. Ihre Rechte
Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Meldung ist weder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Unter Umständen bestehen je nach individuellem Einzelfall gesetzliche Pflichten, EBAWE eine Meldung zukommen zu lassen erteilen. Für eine sinnvolle Bearbeitung und Untersuchung der Meldung ist eine Verarbeitung der oben genannten Daten jedoch erforderlich.
Soweit Sie nicht eine anonyme Meldung abgegeben haben, haben Sie gegenüber EBAWE die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (21 DSGVO).
Sie können Ihre Rechte unter anderem ausüben, indem Sie eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse schreiben: dataprivacy@ebawe.de
Des Weiteren haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch EBAWE zu beschweren. Sie können sich hierfür an die Aufsichtsbehörde des Firmensitzes von EBAWE wenden. Die Adresse finden Sie auch unter nachfolgendem Link im Internet: www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html
6. Allgemeine Informationen zu den Empfängern oder Kategorien von Empfängern
Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Meldung verarbeitet werden, werden vom Unternehmen Trusty AG, Bösch 82, 6331 Hünenberg, Schweiz, im Auftrag und nach Weisungen von EBAWE verarbeitet. Die Nutzung dieses Unternehmens als Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU ist aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission betreffend die Schweiz zulässig.
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben dient, nach denen EBAWE zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet ist, Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt heben, oder eine Interessenabwägung dies rechtfertigt.
Darüber hinaus verarbeiten externe Dienstleistungsunternehmen, wie beispielsweise externe Rechenzentren oder Telekommunikationsanbieter, personenbezogene Daten im Auftrag von EBAWE als Auftragsverarbeiter.
Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere zur Vertraulichkeit verpflichteten Aufklärungsteams von EBAWE weitergegeben.
Sollte eine Weitergabe an sonstige Dritte erforderlich sein, werden wir dies nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung tun, es sei denn dies ist bereits gesetzlich zulässig (etwa zur Einleitung von Folgemaßnahmen an Ermittlungsbehörden oder in gerichtlichen Verfahren).
7. Aufbewahrungszeitraum und Löschung
Die Daten aus dem internen Meldesystem werden normalerweise so lange gespeichert, bis die Folgemaßnahmen abgeschlossen sind. In der Regel werden die Daten aus einer Meldung gemäß § 11 Abs. 5 HinschG nach drei Jahren gelöscht, nachdem das Verfahren endgültig abgeschlossen ist, es sei denn die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte erfordert die weitere Aufbewahrung (z.B. Einleitung von Strafverfahren oder Disziplinarverfahren). Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldungen werden von EBAWE unverzüglich gelöscht, sofern deren Speicherung offensichtlich keinen Sachgrund hätte.